La guida completa per la richiesta del visto di ingresso affari in Italia

Il primo passo per il richiedente è la ricerca di informazioni sui requisiti e la procedura per il visto di ingresso affari. È consigliabile consultare i seguenti canali:

1. Il portale Visto per l’Italia del Ministero degli Esteri e della Cooperazione Internazionale, che fornisce informazioni dettagliate e la possibilità di compilare il modulo di domanda online.
2. Il sito web dell’ambasciata italiana nel Paese di origine del richiedente, dove si possono trovare informazioni specifiche sulla procedura di visto.
3. Le Camere di Commercio di alcuni Paesi con cui l’Italia ha accordi internazionali, che possono fornire assistenza e supporto aggiuntivi.

Welcome Association Italy suggerisce l’utilizzo dei canali istituzionali in quanto questi ultimi sono sempre i più aggiornati dal punto di vista burocratico/legislativo. Non è raro che un Paese implementi qualche nuovo documento o modifichi la normativa riguardante l’emissione di visti di ingresso. Per questo motivo, è sempre meglio monitorare i canali istituzionali e seguirne gli aggiornamenti.

Una volta ottenute le informazioni necessarie, il richiedente può procedere con la raccolta della documentazione richiesta. Questa può includere:

• Copia del passaporto: è consigliabile verificare che il passaporto sia valido per almeno sei mesi oltre la data prevista per il tuo soggiorno in Italia. Se necessario, il richiedente deve rinnovare il passaporto prima di iniziare la procedura di richiesta del visto;
• Fototessera: deve soddisfare i requisiti specifici delle autorità diplomatico-consolari (dimensioni, sfondo e posa);
• Prova della condizione di operatore economico o commerciale: la presentazione di documenti validi che confermino l’attività commerciale (la visura camerale, licenze commerciali o altri documenti pertinenti). I documenti devono essere aggiornati e conformi alle normative italiane;
• Documentazione finanziaria che dimostri la capacità di sostenersi durante il soggiorno in Italia: documenti finanziari completi e accurati, come estratti conto bancari degli ultimi mesi, dichiarazioni dei redditi, lettere di garanzia finanziaria.
• Copertura sanitaria adeguata alle normative italiane: il richiedente deve presentare una copertura sanitaria per infortuni e malattie con carattere di urgenza che copra un minimo di € 30.000,00. Trattandosi di un visto fino a 90 giorni, il richiedente potrà presentare solo delle coperture private.
• Prenotazione dei voli di andata e ritorno: visto l’obbligo di fornire copie delle conferme di prenotazione con le date e i dettagli del viaggio, sarebbe opportuno acquistare dei biglietti flessibili, molte compagnie aeree lo permettono.
• Itinerario delle attività pianificate in Italia: è necessario presentare un itinerario dettagliato che includa tutto il soggiorno in Italia, come incontri di lavoro, trattative commerciali o partecipazione a fiere. L’itinerario deve essere accompagnato da una lettera formale del datore di lavoro che confermi lo scopo e la durata del viaggio.
• Modulo di domanda del visto debitamente compilato: questo modulo è disponibile online dal sito web Visti per l’Italia.

Raccomandiamo di presentare tutti i documenti richiesti in modo completo e accurato per evitare ritardi o complicazioni nel processo di visto. Tra i rischi per la presentazione di documenti incompleti o falsi c’è anche il diniego del visto.

La lettera di invito dell’azienda ospitante è un documento importante nella procedura di richiesta del visto di ingresso affari in Italia. Questa lettera è emessa dall’azienda italiana che invita il cittadino straniero a visitare l’Italia per motivi commerciali o professionali. Ecco alcuni punti chiave che dovrebbero essere inclusi nella lettera di invito:

1. Informazioni sull’azienda ospitante: La lettera dovrebbe includere i dettagli completi dell’azienda ospitante, come il nome, l’indirizzo, i contatti telefonici e l’indirizzo e-mail.
2. Scopo della visita: Deve essere chiaramente indicato lo scopo della visita in Italia, che potrebbe essere la partecipazione a incontri di lavoro, trattative commerciali, partecipazione a fiere o altri eventi professionali.
3. Durata della visita: Specifica le date esatte o il periodo durante il quale il cittadino straniero sarà ospite dell’azienda italiana. Questo aiuta le autorità consolari/diplomatiche a valutare la durata del visto richiesto.
4. Responsabilità finanziarie: L’azienda ospitante può confermare nella lettera di invito di essere responsabile per le spese di viaggio, alloggio e altre eventuali spese durante il soggiorno del cittadino straniero in Italia.
5. Supporto logistico: Se nel caso, l’azienda ospitante può offrire supporto logistico durante il soggiorno in Italia, come l’organizzazione di incontri, prenotazioni alberghiere o assistenza locale.
6. Informazioni sull’azienda invitata: Se pertinente, includi anche informazioni sull’azienda o le persone con cui il cittadino straniero avrà incontri o trattative commerciali in Italia.
7. Firma e timbro dell’azienda: La lettera deve essere firmata da un rappresentante autorizzato dell’azienda ospitante e accompagnata dal timbro aziendale per confermare l’autenticità del documento.

È importante che la lettera di invito sia redatta in modo chiaro e professionale, e che contenga tutte le informazioni necessarie per supportare la richiesta di visto del cittadino straniero. Per poter venire incontro al richiedente, esistono dei fac-simile della lettera di invito emessi direttamente dalle ambasciate.

Una volta raccolti tutti i documenti richiesti, debitamente compilati, il richiedente deve semplicemente inoltrare la documentazione alle autorità italiane nel Paese di origine. La consegna può avvenire in via telematica, tramite i portali indicati nel punto (1) oppure fisica, recandosi presso le rappresentanze italiane nel Paese di origine, debitamente riportate sui siti web di queste ultime. Le tempistiche richieste per l’elaborazione della pratica possono variare a seconda della mole di lavoro delle rappresentanze italiane, mediamente si tratta di 10-15 giorni lavorativi. Se tutto è conforme alla normativa richiesta, il richiedente otterrà il visto, in alternativa ci sono due opzioni:

1. L’ambasciata/consolato può richiedere altri documenti per rischio migratorio o per inconsistenza della richiesta (in riferimento alla condizione di operatore economico-commerciale nel paese di origine);
2. La rappresentanza italiana può declinare la richiesta di visto per mancanza di documentazione o in caso di presentazione falsa.

A differenza dello scenario (a), nel quale le autorità italiane permettono di integrare la richiesta, nello scenario (b) viene emesso un diniego, quindi il richiedente dovrà ripresentare la sua domanda di visto per affari.

Il visto di ingresso affari ha una durata massima di 90 giorni, e si attiva automaticamente dall’entrata nel Paese di destinazione. Con l’arrivo in Italia, il cittadino extra UE è obbligato ad attenersi all’itinerario indicato in fase di richiesta. C’è un’ultima formalità da sbrigare, si tratta della dichiarazione di presenza presso la questura di riferimento. La dichiarazione di presenza è un meccanismo che consente alle autorità italiane di tenere traccia dei movimenti dei cittadini extracomunitari sul loro territorio per motivi di sicurezza e gestione dei flussi migratori. La dichiarazione di presenza è un documento richiesto ai cittadini extracomunitari che intendono soggiornare temporaneamente in Italia con un visto di ingresso affari. Questa è richiesta nel momento in cui il richiedente con visto di ingresso affari passa da un altro Paese aderente l’Acquis Schengen prima di arriva in Italia. In questo scenario, avendo assolto il controllo di frontiera in un altro Paese Schengen, il richiedente deve indicare alle autorità italiane il suo arrivo tramite dichiarazione di presenza.